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Etablir le bilan de votre entreprise est une obligation vis-à-vis de l’administration fiscale. Il s’agit également de votre principal moyen de connaître l’état financier de votre entreprise, l’état d’avancement de votre activité par rapport à vos objectifs et d’orienter vos décisions stratégiques. Ce document doit être mis à disposition de tous vos associés, des membres de votre comité d’administration ainsi qu’à l’administration fiscale. Vous devez, donc, suivre de près son processus d’élaboration afin qu’il soit clair et qu’il comporte toutes les informations utiles à la gestion financière de votre entreprise. Petite-entreprise.net vous propose 10 étapes à suivre pour y arriver.
Un logiciel comptable vous permet de faire la saisie et le contrôle automatiques des saisies des écritures de vente, d’achat, de salaires et de TVA.
Le critère de choix principal est donc celui des fonctions intégrées et leur correspondance à vos besoins. Outre les modules de tenue de comptabilité, il peut s’agir de ceux de gestion des paies et des immobilisations. Un logiciel comptable varie selon votre domaine d’activité et la taille de votre entreprise. Faites donc votre choix de manière à optimiser son utilisation et le coût de son acquisition.
Tâchez, également, à opter pour un logiciel qui soit adapté à ceux que vous utilisez pour d’autres fonctions (gestion des stocks, des achats, etc.). Ceci vous fera gagner du temps et de l’argent lors de la combinaison et de l’export de données. Les performances, la qualité de service, la formation des utilisateurs et le SAV du fournisseur du logiciel doivent également rentrer dans les critères de choix de ce dernier.
Votre choix doit, enfin, s’arrêter en fonction du prix d’acquisition, qui varie selon l’éditeur et les fonctions à inclure dans le logiciel. N’hésitez pas à demander conseil auprès de votre expert-comptable qui saura vous aider grâce à son expérience.
Cette opération consiste à transcrire les factures à leur date d’issue dans les documents comptables. L’écriture de vente se fait en indiquant le montant HT de la facture, de la valeur de la TVA et du montant TTC qui correspond à la totalité du payement dû par le client. Le rythme de saisie des factures doit être le même que celui de leur issue, idéalement de manière hebdomadaire ou quotidienne. L’important est de veiller à ce que cette fréquence ne dépasse pas la périodicité des déclarations de la TVA.
Il s’agit d’enregistrer en comptabilité toutes les factures émanant des fournisseurs ou des prestataires de services et soumises à TVA, et ce, à leur date d’émission. Celles-ci représentent les justificatifs pour les dépenses effectuées dans le cadre de l’activité de votre entreprise (achat de matériel, de matières premières, loyer, rémunérations, etc.). Comme pour les écritures de vente, les écritures d’achat doivent être saisies en tenant compte du montant HT, de la TVA facturée et du montant TTC de la valeur de chaque payement. La périodicité des saisies des factures d’achat doit suivre celle des réceptions des factures, sans dépasser celle des déclarations de TVA.
Les salaires et les cotisations sociales, au même titre que les opérations de vente et d’achat, doivent être enregistrés en comptabilité. La saisie des écritures de paie doit se faire sur 2 phases :
une phase d’enregistrement des bulletins de paie, indiquant le salaire brut, le salaire net et les charges salariales mensuels,
une phase d’enregistrement des déclarations sociales, où seront mentionnées les charges salariales et patronales mensuelles.
La périodicité de cette saisie doit être mensuelle, en suivant le même rythme que celui des versements de salaires. La saisie des cotisations sociales peut, quant à elle, se faire de manière mensuelle ou trimestrielle.
Ceci concerne l’ensemble des déclarations de TVA qui ont été effectuées durant un exercice annuel et transmises à l’administration fiscale. La saisie des écritures de TVA varie selon le régime de déclaration dont dépend votre entreprise : si elle relève du RSI (régime simplifié d’imposition), l’enregistrement des acomptes versés au titre de la TVA se fera dès leur apparition sur les extraits bancaires. Si votre entreprise dépend du régime normal, la TVA doit être enregistrée mensuellement, ou au terme de chaque trimestre, en mentionnant la valeur collectée, la valeur déductible et celle qui reste à payer.
Ces opérations sont saisies selon les modalités du contrat de prêt et les échéances du tableau de remboursement. Les versements sont ainsi consignés dès leur apparition en banque. Vous indiquerez, dans votre comptabilité, le montant de chaque échéance, la valeur du capital et de l’intérêt, ainsi que le montant restant à payer (non obligatoire).
La notion d’amortissement est relative à la perte de valeur des immobilisations suite à leur utilisation dans le cadre de l’activité de votre entreprise. Pour calculer la valeur de leur charge d’amortissement, il existe plusieurs méthodes, dont la plus simple est celle de l’amortissement linéaire. Celle-ci consiste à répartir uniformément la valeur d’achat de ces biens sur leur période d’utilisation, afin d’obtenir une valeur moyenne annuelle au terme de chaque exercice. Vous enregistrerez, ensuite, cette valeur en comptabilité, en indiquant son montant annuel, le montant cumulé au fil des années, ainsi que la valeur qui reste à payer.
Au cours de votre exercice annuel, vous devez effectuer cet enregistrement uniquement pour les stocks achetés et consommés. Ceux qui n’ont pas été utilisés au terme d’un exercice donné peuvent être reportés sur la période durant laquelle ils seront consommés. Vous devez, donc, faire l’inventaire de vos stocks et les valoriser à la fin de chaque exercice, avant d’enregistrer leurs valeurs en comptabilité.
Les provisions sont les sommes consacrées à certains risques financiers liés à l’activité de votre entreprise. Il s’agit du risque lié aux créances non payées et de celui lié aux litiges. Ces provisions doivent être saisies en 2 temps :
Pour les provisions liées aux règlements des créances clients, il s’agit du moment où celles-ci deviennent douteuses et de celui où la perte devient certaine.
Les provisions liées aux litiges doivent, quant à elles, être saisies lors de l’apparition du risque et suite à la prononciation de votre condamnation.
Cette étape consiste à faire une vérification des divers soldes comptables avant d’éditer votre bilan. Vous devez la faire de manière annuelle, avec des révisions intermédiaires qui vous permettront de diminuer les efforts à fournir au terme de chaque exercice. Cette révision concerne plusieurs comptes que vous devez aborder dans un ordre particulier :
Les comptes d’attente : ce sont ceux utilisés durant un exercice annuel donné pour contenir les sommes non identifiées au moment de la saisie. Ces sommes doivent être identifiées et hébergées dans les comptes qui leur correspondent en fin d’année, et ce, afin de solder les comptes d’attente avant l’édition du bilan.
Les comptes de trésorerie : ils doivent être comparés, au terme de chaque exercice, aux extraits correspondant à cette date. Afin d’éviter toute accumulation d’écarts, vous devez procéder au contrôle de ces comptes d’une manière régulière durant vos exercices annuels.
Les comptes clients : leur vérification se fait à travers la comparaison de la balance client avec la balance générale. En effet, le solde d’un compte client doit correspondre aux factures non réglées, et vous devez éviter le cumul de ces dernières sous risque de provoquer des problèmes de trésorerie. Tâchez de faire un suivi régulier de ces comptes durant l’année afin d’anticiper les erreurs qui y sont liées et de relancer à temps vos clients qui ont des retards de payement.
Les comptes fournisseurs : la vérification de ces comptes se fait de la même manière que pour les comptes clients.
Les comptes de résultat : leur révision s’effectue en 3 étapes, dont la première consiste en une vérification des valeurs des charges et des produits relatifs à l’exercice concerné. Vous devez, ensuite, comparer ces chiffres avec ceux des exercices précédents et justifier les éventuels écarts. Une dernière étape consistera à établir un examen statistique afin de situer l’activité de votre entreprise par rapport à celle de vos concurrents.
Toutes ces étapes vous permettront de mieux élaborer le bilan de votre entreprise. Ce dernier sera édité sous forme d’un document récapitulatif des actifs et des passifs de votre entreprise à la date de clôture de l’exercice concerné. Les actifs regrouperont les éléments dont vous disposez, classés par ordre de liquidité croissante, et les passifs comporteront les capitaux propres et les dettes de votre entreprise. Ce document vous permettra, ainsi, de connaître l’état financier de votre entreprise, de suivre son évolution à chaque moment de l’exercice concerné et de détecter les failles éventuelles afin d’y trouver les solutions adéquates à l’avance.
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